Bundesfinanzhof verschärft Regeln für Arbeitszimmer von Selbstständigen

Der Bundesfinanzhof verschärft die Anforderungen an das Arbeitszimmer von Selbstständigen. Ohne lückenlose Dokumentation droht der Verlust von Steuervorteilen. Was Sie nun beachten müssen. Martina Schäfer 16.06.2026 - 11:43 Uhr Artikel anhören

Arbeitszimmer: Selbstständige müssen die Aufwendungen getrennt von den anderen Betriebsausgaben erfassen. Foto: DigitalVision/Getty Images

Berlin. Arbeiten im Homeoffice, was viele Angestellte besonders seit der Coronapandemie schätzen, erweist sich oft auch für Selbstständige als praktisch. Gerade wo der Weg zum externen Büro längere Fahrzeiten erfordert, bietet die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers für viele eine erhebliche Zeitersparnis.

Dass der weitere Arbeitsplatz meist zusätzliche Kosten verursacht, nehmen viele daher gerne in Kauf. Schließlich gehen die meisten davon aus, diese steuerlich geltend machen zu können. Beachten sollten Homeoffice-Nutzer aber, dass sie dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen.

Wie streng Finanzbehörden und -gerichte die Pflichten an Steuerpflichtige auslegen, musste ein Freiberufler erfahren, über dessen Fall zuletzt der Bundesfinanzhof (Az. VIII R 6/24) entschieden hat.

Freiberufler mit Homeoffice im Eigenheim

Der Mann hatte sich sein Arbeitszimmer im Dachgeschoss seines Eigenheims eingerichtet. Außerdem nutzte er noch eine Bibliothek im Erdgeschoss für berufliche Zwecke. Die entstandenen Kosten für das Homeoffice berücksichtigte er in seiner Einkommensteuererklärung. Den Gewinn aus seiner selbstständigen Tätigkeit ermittelte er dabei im Rahmen einer Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Grundsätzlich erkannte das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer des Freiberuflers an. Allerdings erkannte es die Aufwendungen nur teilweise als Betriebsausgaben an. Außerdem setzte es den auf das Homeoffice anfallenden Gebäudeflächenteil anders an als vom Steuerpflichtigen in der Steuererklärung angeführt.

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Mit seinem darauffolgenden Einspruch war der Mann nur insofern erfolgreich, als die festgesetzte Einkommensteuer für das Streitjahr herabgesetzt wurde. Im Übrigen wies das Finanzamt den Einspruch jedoch als unbegründet zurück.

Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten

Gegen die Entscheidung der Finanzbehörde klagte der Selbstständige schließlich vor dem Hessischen Finanzgericht. Dort scheiterte er jedoch ebenfalls. Die Abweisung der Klage begründeten die Richter damit, dass der Mann seine Aufzeichnungspflichten verletzt habe. Entsprechend seien die geltend gemachten Aufwendungen für das Arbeitszimmer nicht berücksungsfähig.

Zu derselben Einschätzung kamen in der anschließenden Revision auch die Richter des Bundesfinanzhofs. Dabei unterstrichen sie die hohe Bedeutung der Aufzeichnungspflichten. Entsprechend gilt dieser Maßstab auch in sogenannten Bagatellfällen wie bei Personen, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Voraussetzung ist demnach eine klare Trennung zwischen dem betrieblichen und dem privaten Bereich. Eine geordnete Sammlung aller Belege genügt zudem nicht.

Der Freiberufler hatte dem Gericht lediglich eine Aufstellung über die gesamten Kosten vorgelegt, die für das gesamte Eigenheim angefallen waren. Dadurch ließen sich die Aufwendungen des Arbeitszimmers nicht konkret zuordnen.

Zeitnahe und getrennte Aufzeichnung zwingend erforderlich

Außerdem hatte er angegeben, dass er die Belege über das Jahr gesammelt und erst beim Erstellen der Steuererklärung in einer Liste zusammengestellt hatte. Somit waren die zeitlichen Anforderungen an die Erfassung ebenfalls nicht erfüllt.

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Nach den gesetzlichen Vorgaben muss die Aufzeichnung von Aufwendungen zeitnah erfolgen. Dabei gilt eine Frist von zehn Tagen als zulässig. Lediglich in Ausnahmefällen darf die Auflistung um einen Monat aufgeschoben werden.

Nur bei anteiligen Finanzierungskosten sowie bei den entsprechenden Ausgaben für Wasser und Energie gelten Abweichungen. Diese können nach Ablauf des Wirtschafts- und Kalenderjahres und nach Erhalt der jeweiligen Jahresrechnung ermittelt werden.

Ebenso wichtig ist, die Aufwendungen für das Arbeitszimmer getrennt von den übrigen Betriebsausgaben zu erfassen. Dies kann zum Beispiel auf einem besonderen Konto geschehen. Eine eigene Spalte in einem Journal genügt den Anforderungen ebenfalls.

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In der Fachliteratur wurde die Entscheidung des Finanzgerichts als überzogen angesehen. Nach Einschätzung der Experten lassen sich die hohen Anforderungen bei einer Einnahme-Überschuss-Rechnung weder umsetzen noch prüfen. Relevante Erkenntnisse ließen sich zudem aus derart strengen Aufzeichnungspflichten nicht gewinnen. Das gilt umso mehr, wenn Selbstständige für das häusliche Arbeitszimmer ausschließlich die Jahrespauschale von 1260 Euro in Anspruch nehmen. Fachleute sehen daher einer möglichen Reaktion aus dem Bundesministerium der Finanzen mit Spannung entgegen.

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