J&T Cargo Khánh Hội: Kinh nghiệm vận hành hiệu quả với hàng cồng kềnh

Sự phát triển của thương mại điện tử đang mở rộng nhu cầu giao nhận sang các mặt hàng có kích thước và khối lượng lớn như sữa, gạo, giấy, tã hay đồ gia dụng. Xu hướng này đặt ra yêu cầu mới cho các đơn vị logistics khi việc vận chuyển hàng nặng, hàng kiện lớn đòi hỏi cách tổ chức nhân sự, phương tiện và tuyến giao khác với chuyển phát thông thường.

Ngay trong những tháng đầu năm, mạng lưới J&T Cargo khu vực phía Nam đã ghi nhận loạt bưu cục có thành tích hoạt động xuất sắc nhờ phương án quản lý, vận hành bưu cục linh hoạt, đơn cử có bưu cục Khánh Hội.

Theo thống kê của doanh nghiệp, bưu cục J&T Cargo Khánh Hội thuộc top 3 bưu cục vận hành hiệu quả nhất miền Nam, với tỷ lệ nhận hàng đúng hẹn đạt 100% và tỷ lệ giao hàng đúng hẹn ngay trong lần giao đầu tiên đạt 99,7%, thuộc nhóm vận hành xuất sắc tại khu vực phía Nam. Để đạt con số này, đơn vị áp dụng nhiều giải pháp xử lý hàng cồng kềnh phù hợp đặc thù địa bàn, trở thành kinh nghiệm tham khảo cho các bưu cục khác trong hệ thống.

Theo anh Nguyễn Trung Kiên (sinh năm 1989), quản lý bưu cục J&T Cargo Khánh Hội, cho biết việc hiểu đặc thù địa bàn và linh hoạt trong vận hành là hai yếu tố giúp duy trì hiệu quả giao nhận. Theo đó, nếu một shipper có thể giao 100-200 đơn hàng nhỏ mỗi ngày thì với hàng cồng kềnh, con số này chỉ khoảng 50-60 đơn do kích thước và khối lượng lớn hơn.

"Do đó, bưu cục phải cân đối hàng hóa, nhân sự và tuyến giao để hoạt động không bị quá tải", anh Kiên nói.

Hiện bưu cục Khánh Hội phụ trách khu vực quận 4 cũ, nay gồm ba phường mới. Đây là địa bàn có mật độ dân cư cao, nhiều hẻm nhỏ, khiến xe van hoặc xe tải khó tiếp cận sâu bên trong. Đặc thù này buộc đơn vị phải tăng cường đội ngũ giao hàng bằng xe máy và tổ chức tuyến giao chi tiết hơn để đáp ứng nhu cầu giao hàng nặng trong khu dân cư.

Theo đại diện J&T Cargo Khánh Hội, lượng đơn hàng tại bưu cục tăng nhanh trong thời gian gần đây. So với tháng trước, sản lượng đã tăng hơn 100%, trong khi tỷ lệ giao hàng đúng hẹn ngay lần giao đầu đạt kỷ lục 99,7%.

Một trong những nguyên tắc vận hành được bưu cục áp dụng là không khai thác tối đa công suất giao hàng của shipper. Trung bình một nhân viên có thể giao khoảng 50 đơn hàng nặng mỗi ngày, nhưng đơn vị chỉ phân bổ khoảng 40 đơn.

Khoảng thời gian dự phòng giúp shipper xử lý các đơn phát sinh vào những ngày cao điểm hoặc các đợt khuyến mãi lớn. "Điều quan trọng nhất là không để tồn đơn qua ngày. Nếu phân bổ sát năng lực tối đa, khi sản lượng tăng đột biến rất dễ xảy ra quá tải, nên luôn phải dự phòng", anh Kiên cho biết.

Bên cạnh việc dự phòng năng lực, bưu cục còn sử dụng xe van như một "kho hàng di động". Thay vì yêu cầu shipper quay lại kho sau mỗi lượt giao, xe van được điều động đến các điểm tập kết gần khu vực phát hàng.

Khi giao hết hàng trên xe máy, shipper chỉ cần quay lại xe van để nhận thêm đơn thay vì di chuyển về bưu cục. Theo anh, mô hình này giúp rút ngắn quãng đường di chuyển, tăng số lượt giao trong ngày và phù hợp với những khu vực có nhiều hẻm nhỏ.

Song song đó, bộ phận văn phòng đảm nhận vai trò điều phối và phân loại hàng hóa theo từng tuyến trước khi giao. Khi sản lượng tăng cao, hàng được chia sẵn giúp shipper có thể nhận và xuất phát ngay, giảm thời gian xử lý tại kho.

Theo chủ bưu cục Khánh Hội, vận hành mô hình giao hàng nặng và hàng nhỏ khác nhau ở cả số lượng đơn, nhân sự lẫn phương tiện. Với cùng 1.000 đơn hàng mỗi ngày, hàng nhỏ có thể cần khoảng 8-10 shipper, trong khi hàng nặng cần 20-25 người để đảm bảo tiến độ.

Về phương tiện, xe tải hoặc xe van cũng phải được bố trí phù hợp vì hàng cồng kềnh chiếm nhiều diện tích hơn. Mỗi chuyến xe không thể chở số lượng đơn lớn như hàng hóa thông thường.

Dù số lượng đơn giao ít hơn, thu nhập của shipper vẫn được đảm bảo do chi phí vận chuyển thường tỷ lệ thuận với khối lượng và kích thước hàng hóa.

Từ kinh nghiệm thực tế, anh Kiên cho rằng các nhà đầu tư muốn vận hành bưu cục chuyên xử lý hàng kiện lớn cần chuẩn bị kỹ về phương tiện, nhân sự và phương án điều phối theo đặc thù từng địa bàn. Khi sản lượng tăng trưởng, việc chủ động mở rộng đội ngũ giao nhận và bổ sung phương tiện là yếu tố quan trọng để duy trì chất lượng dịch vụ.

"Giao hàng nặng không thể vận hành giống hàng nhỏ. Muốn hiệu quả phải hiểu địa bàn, biết chia tuyến, dự phòng nhân sự và có phương án trung chuyển linh hoạt", anh nói.

Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng quen với việc mua sắm trực tuyến các mặt hàng cồng kềnh, khả năng thích ứng với điều kiện từng khu vực được xem là yếu tố quan trọng đối với các đơn vị giao nhận. Trường hợp của bưu cục J&T Cargo Khánh Hội cho thấy hiệu quả vận hành ở khâu giao nhận cuối cùng vẫn đóng vai trò đáng kể trong trải nghiệm của người bán và người mua.