Bundesfinanzhof: Dienstreisen mit Privatwagen trotz Firmenwagen nur bedingt steuerlich absetzbar

Wer ein Firmenauto hat, kann Dienstreisen mit dem Privatwagen nur unter engen Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Das entschied der Bundesfinanzhof anlässlich eines aktuellen Falls.

Sportwagen: Wer trotz Dienstfahrzeug sein Privatauto nutzt und dafür Kosten geltend machen will, muss mit einer strengen Prüfung des Finanzamts rechnen. Foto: Getty Images News/Getty Images

Berlin. Mit dem Privatauto zur Dienstreise zu fahren, obwohl man einen Firmenwagen hat, ist nicht immer eine gute Idee. Vor allem, wenn man die Aufwendungen steuerlich als Werbungskosten geltend machen will. Diese Erfahrung musste ein Mann machen, über dessen Fall zuletzt der Bundesfinanzhof entschieden hat (Az. VI R 30/24).

Der Arbeitnehmer hatte von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt bekommen. Als Fahrzeug hatte er sich einen Van bestellt, den er und seine Frau auch privat nutzen durften. Voraussetzung für die Privatnutzung war, dass ihr keine dienstlichen Belange entgegenstanden.

Bei beruflich veranlassten Fahrten erstattete das Unternehmen die entstandenen Tankkosten. Zudem verlangte es, dass der Mitarbeiter für Dienstreisen bevorzugt sein Firmenfahrzeug nutzte. Eine Nutzung des Privatwagens wurde nur in Ausnahmefällen erlaubt. In einem solchen Fall betrug die Erstattung 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.

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2021 unternahm der Arbeitnehmer drei Dienstfahrten mit seinem privaten Sportwagen. Seine Frau nutzte in dieser Zeit den vom Unternehmen bereitgestellten Van.

Für die Fahrten mit dem Privatwagen machte der Mann in seiner Einkommensteuererklärung Fahrtkosten in Höhe von 3758 Euro (1648 Kilometer x 2,28 Euro) als Werbungskosten geltend. Die angesetzten Fahrzeugkosten von 2,28 Euro pro Kilometer entsprachen den im Rahmen der Einkommensteuererklärung für 2018 ermittelten fahrzeugbezogenen Aufwendungen für das Privatfahrzeug.

Das zuständige Finanzamt erkannte diese Aufwendungen jedoch nicht an. Auch ein Einspruch des Steuerpflichtigen blieb erfolglos.

Angemessenheit entscheidet über Werbungskostenabzug

Bei seiner anschließenden Klage vor dem Niedersächsischen Finanzgericht bekam der Arbeitnehmer zunächst recht. Der Bundesfinanzhof (BFH) stützte in der folgenden Revision jedoch die Auffassung des Finanzamts. Dabei wiesen die Richter zwar darauf hin, dass die Wahl des Verkehrsmittels für Dienstreisen dem Arbeitnehmer grundsätzlich freistehe. Im Fall einer sogenannten „Über-Kreuz-Nutzung“ komme es aber auf die zugrunde liegenden Motive an.

Auch die Tatsache, dass man sich vorrangig aus privaten Gründen für die Nutzung des Privatautos entscheidet, hat allein noch kein Abzugsverbot der Kosten zur Folge. Vielmehr kommt es auf die Angemessenheitsprüfung an.

Maßstab ist ein sogenannter „gewissenhafter Steuerpflichtiger“, der die Sichtweise breiter Bevölkerungskreise repräsentiert. Erst wenn dieser für die entstandenen Vorteile die Aufwendungen ebenfalls getätigt hätte, sind sie als angemessen anzusehen.

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Ebenso fließt in die Betrachtung ein, wie stark die Entscheidung die private Lebenssphäre berührt. Dabei gilt: Je stärker die berufliche Veranlassung im Vordergrund steht, desto eher ist davon auszugehen, dass das Vorgehen angemessen ist. Liegt das Hauptmotiv dagegen in der Privatsphäre, ergeben sich daraus starke Hinweise auf eine unangemessene Nutzung.

Genau dies erkannten die Richter im vorliegenden Fall, da das Hauptmotiv im Einsatz des Vans durch die Ehefrau lag. Entsprechend hätte der gewissenhafte Steuerpflichtige nach ihrer Einschätzung den Dienstwagen gewählt, damit ihm keinerlei zusätzliche Aufwendungen entstanden wären. Der Ansatz als Werbungskosten ist daher unzulässig.

Anders wäre der Fall, wenn das Dienstfahrzeug beschädigt gewesen wäre oder berufliche Gründe vorgelegen hätten, weil etwa ein Spezialfahrzeug gebraucht worden war.

Praxistipp: Kosten für Dienstreisen geltend machen

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Verfügen Arbeitnehmer nicht über einen Dienstwagen oder ein Auto aus dem Firmenpool, können sie bei Nutzung ihres privaten Fahrzeugs Aufwendungen steuerlich geltend machen. Dies gilt natürlich nur dann, wenn das Unternehmen diese Kosten nicht bereits steuerfrei erstattet hat.

Neben den reinen Fahrtkosten zählen auch die angefallenen Nebenkosten zu den Werbungskosten. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Parkgebühren oder Ausgaben für eine Straßenmaut. Für die Fahrt mit dem Privatwagen können Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro ansetzen. Diese umfasst den Hin- und den Rückweg.

Auch nicht erstattete Übernachtungskosten im Rahmen einer Dienstreise lassen sich steuerlich absetzen. Außerdem können Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dieser ist abhängig von der Dauer der Abwesenheit. Während bei mehr als acht Stunden ein Tagessatz von 14 Euro gilt, sind es bei 24 Stunden 28 Euro.

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