Steuererklärung: Wann Sie Belege direkt mitschicken sollten
Aus dem Handelsblatt-Archiv: Viele Steuererklärungen werden automatisch bearbeitet. Doch in einigen Fällen ist das Finanzamt besonders kritisch. Wann Steuerzahler unangenehmen Nachfragen zuvorkommen sollten. Katharina Schneider 04.06.2026 - 08:07 Uhr Artikel anhören
Finanzamtprüfung: In einigen Fällen sollten Sie Belege wie Steuerbescheinigungen, Überweisungen oder Spendennachweise direkt mitschicken. Foto: HB/Midjourney
Frankfurt. Vor neun Jahren war es eine wichtige steuerliche Neuerung: Die Belegvorhaltepflicht löste die Belegvorlagepflicht ab. Das heißt: Wer seine Steuererklärung beim Finanzamt einreicht, muss grundsätzlich keine Belege wie Steuerbescheinigungen, Kassenzettel oder Überweisungsnachweise mehr beilegen oder digital hochladen.
Eigentlich genügt es also, die Belege aufzubewahren. Doch es gibt einige Konstellationen, bei denen es die Finanzbeamten genau wissen wollen und mit großer Wahrscheinlichkeit nachfragen.
Wenn Sie Ihre Unterlagen in solchen Fällen direkt mitschicken, beschleunigen Sie die Bearbeitung und kommen schneller an Ihre Steuererstattung. In welchen 16 Fällen das sinnvoll ist, zeigt folgende Übersicht.
Bedeutende Sachverhalte statt Prüffelder
In Nordrhein-Westfalen gab es lange Zeit eine Besonderheit: Die Finanzverwaltung hat alljährlich sogenannte Prüffelder veröffentlicht. Sie zeigten, welche Bereiche die Finanzämter im einwohnerstärksten Bundesland im jeweiligen Jahr besonders genau unter die Lupe nahmen.
Dies sollte der beiderseitigen Arbeitserleichterung von Steuerberaterinnen und Finanzbeamten dienen. Denn so konnten die Berater zu den Prüffeldern direkt Belege mitschicken, und die Finanzbeamten mussten diese nicht erst anfordern.
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Ihre Prüffelder veröffentlicht die Finanzverwaltung NRW inzwischen nicht mehr, doch bei „besonderen“ Sachverhalten sollten Unterlagen und Belege weiterhin direkt mit der Steuererklärung eingereicht werden. Einen steuerlichen Sachverhalt nennt die Finanzverwaltung dann besonders, wenn er
neu, erstmalig oder einmalig ist,
einen außergewöhnlichen (Geschäfts-)Vorfall darstellt,
sich gegenüber dem Vorjahr erheblich ändert oder
eine erhebliche steuerliche Auswirkung nach sich zieht.
Was genau damit gemeint ist, ergibt sich aus einer Liste mit „bedeutenden Sachverhalten“. Sie deckt sich in großen Teilen mit einer Liste der bayerischen Steuerverwaltung. Sofort Belege mitzuschicken, empfiehlt sich für Privatleute demnach in folgenden 16 Konstellationen:
Neue Vorsorgeaufwendungen
Für einige Berufsgruppen gibt es sogenannte berufsständische Versorgungseinrichtungen – zum Beispiel für Ärzte, Architekten, Anwälte, Psychotherapeuten und Ingenieure. Sie sind eine Alternative zur gesetzlichen Rentenversicherung. Bei Angestellten führen in der Regel die Arbeitgeber die Beiträge an die Versorgungswerke ab.
Wer erstmalig eigene Beiträge an berufsständische Versorgungseinrichtungen zahlt, sollte das belegen. Das Gleiche empfiehlt Jana Bauer, Geschäftsführerin des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL), auch Steuerpflichtigen, die freiwillige Beiträge (Mehrzahlungen) an die gesetzliche Rentenversicherung leisten. „Bislang werden nur die regulären Beiträge zur Altersvorsorge elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt“, sagt Bauer.
Bedeutende Spenden
Spenden an gemeinnützige Organisationen können als Sonderausgaben bei der Steuer abgesetzt werden. Bei Beträgen bis zu 300 Euro genügt als Nachweis eine Buchungsbestätigung der Bank – etwa der Kontoauszug – oder ein Bareinzahlungsbeleg. Bei höheren Beträgen ist eine Spendenbescheinigung der Spendenorganisation notwendig. Bei „bedeutenden Spenden“ empfiehlt die Finanzverwaltung NRW, einen Beleg mitzuschicken.
Eine konkrete Summe nennt die Finanzverwaltung nicht. Ob eine Spende als bedeutsam eingestuft wird, hängt laut der Oberfinanzdirektion NRW „stets vom Einzelfall ab“. Dabei könne sowohl der absolute Betrag als auch das Verhältnis der Spende zum zu versteuernden Einkommen eine Rolle spielen.
Unterhaltsleistungen
Ein hohes Risiko für Missbrauch sehen Finanzämter bei Unterhaltszahlungen. Seit dem Steuerjahr 2025 können solche Zahlungen daher nur noch dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie auf ein Bankkonto überwiesen wurden. Das Finanzamt verlangt außerdem stets Nachweise darüber, dass die unterstützte Person bedürftig ist.
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„Zu den typischen Unterhaltsleistungen gehört, wenn Eltern ihren Kindern – für die sie kein Kindergeld mehr erhalten – während des Studiums finanziell unter die Arme greifen“, sagt Steuerexpertin Bauer. Voraussetzung ist, dass das unterstützte Kind keine eigenen Einnahmen und höchstens ein geringes Vermögen hat. Verdient das Kind mehr als 624 Euro pro Jahr, werden die Einnahmen mit den Unterhaltszahlungen verrechnet.
Werden Personen im Ausland unterstützt, müssen Unterhaltserklärungen ausgefüllt und die Angaben von örtlichen Behörden am Wohnsitz des Unterstützten bestätigt werden. Die Finanzverwaltung stellt dafür Formulare in verschiedenen Sprachen zur Verfügung, die der Steuererklärung beigefügt werden sollten.
Antrag auf unbeschränkte Steuerpflicht
Wer keinen Wohnsitz in Deutschland hat, ist hier in der Regel auch nicht steuerpflichtig. Was zunächst vorteilhaft klingt, kann große Nachteile haben, wenn eine Person in Deutschland Einkünfte erzielt. Denn wer hierzulande nicht unbeschränkt steuerpflichtig ist, kommt auch nicht in den Genuss von steuerlichen Freibeträgen wie etwa dem Grundfreibetrag.
Wer gemäß Paragraf 1 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes einen Antrag auf unbeschränkte Steuerpflicht stellt, sollte dafür laut Finanzverwaltung NRW auch Belege einreichen. Die unbeschränkte Steuerpflicht kann gewährt werden, wenn eine Person keinen Wohnsitz in Deutschland hat, aber mindestens 90 Prozent ihrer Einkünfte hier erzielt oder ihre ausländischen Einkünfte den Grundfreibetrag nicht übersteigen.
Ermäßigte Besteuerung der Abfindung
Wer im vergangenen Jahr eine Abfindung, Entschädigung oder Vergütung für mehrjährige Tätigkeiten erhalten hat, dürfte es mit der Steuererklärung besonders eilig haben. Denn der Steuervorteil für solche Zahlungen wird seit 2025 nicht mehr vom Arbeitgeber bei der Lohnsteuer berücksichtigt. Stattdessen müssen Betroffene die günstigere Besteuerung nun über die Steuererklärung beantragen.
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Das Prinzip dahinter bleibt allerdings gleich: Dank der sogenannten Fünftelregelung wird die einmalige Einnahme steuerlich so behandelt, als würde sie über fünf Jahre verteilt ausgezahlt. Das vermindert die Steuerlast. Laut Finanzverwaltung NRW sollten in solchen Fällen Belege eingereicht werden.
Häusliches Arbeitszimmer
Haben Steuerpflichtige ein häusliches Arbeitszimmer, fragt das Finanzamt meist kritisch nach. Schließlich können daraus je nach Größe des Zimmers und Höhe der Wohnkosten stattliche Steuerersparnisse resultieren.
Nur wenn das Zimmer Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit ist, können Erwerbstätige die Kosten uneingeschränkt als Werbungskosten absetzen. Damit das Finanzamt das häusliche Büro anerkennt, dürfen sich darin keine privaten Dinge wie ein Bett, Kleiderschrank oder Hobbyutensilien befinden.
Ob mitgeschickte Belege akzeptiert werden, hängt vom Finanzamt ab. „Viele Finanzämter haben für die Erfassung des Arbeitszimmers eigene Vordrucke, die Steuerpflichtige ausfüllen müssen“, sagt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler. Belege zu schicken, reiche dann nicht aus.
Insbesondere bei kleinen Zimmern und niedrigen Wohnkosten kann sich die Homeoffice-Pauschale mehr lohnen. Pro Tag im Homeoffice können Arbeitnehmer Kosten von sechs Euro ansetzen, maximal 1260 Euro pro Jahr. Die Pauschale kann auch von denen genutzt werden, die kein Arbeitszimmer haben, sondern am Küchentisch oder im Gästezimmer arbeiten.
Erstmalige doppelte Haushaltsführung
Besonders kritisch sind Finanzämter auch, wenn Ausgaben zum ersten Mal in der Steuererklärung auftauchen. So zum Beispiel bei einer doppelten Haushaltsführung aus beruflichen Gründen. Damit das Finanzamt die Zweitwohnung anerkennt, muss der Arbeitsweg deutlich kürzer sein. Für die Unterkunftskosten können monatlich bis zu 1000 Euro abgesetzt werden.
Als Nachweis kann es sinnvoll sein, den Mietvertrag, die Ummeldung sowie gegebenenfalls Rechnungen für die Einrichtung der Wohnung mit der Steuererklärung einzureichen. „Die Plausibilität ergibt sich meist durch die neue Adresse des Arbeitgebers und der Zweitwohnung am Beschäftigungsort“, sagt Bauer.
Aufstellung der Reisekosten
Auch wer beruflich bedingte Reisen in der Steuererklärung geltend machen möchte, sollte laut Finanzverwaltung NRW direkt Belege mitschicken. In der Praxis würden oft Bestätigungen des Arbeitgebers für Auswärtstätigkeiten angefordert, sagt Karbe-Geßler. Auch die Bestätigung, dass der Arbeitgeber keine Kosten übernommen hat, werde mitunter angefordert.
Erstmalig ausländische Einkünfte
Sobald Steuerpflichtige zum ersten Mal Einkünfte im Ausland erzielen, sollten sie dazu Belege einreichen. Laut Finanzverwaltung NRW betrifft das Steuerpflichtige, die im Ausland Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit oder Renten bezogen oder Einkünfte erzielt haben, die in der Anlage AUS angegeben werden müssen.
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Dazu zählen Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften. Zudem sollen auch bei einem Wegzug aus Deutschland oder bei einer Rückkehr nach Deutschland die Angaben in der Anlage WA-Est belegt werden.
Verluste aus Kapitalvermögen
Laut Finanzverwaltung NRW sollten Steuerpflichtige auch bei Verlusten aus Kapitalvermögen Belege mitschicken. Geeignet ist hierfür die Steuerbescheinigung der Bank. Zwar führen Finanzinstitute automatisch Abgeltungsteuer an den Fiskus ab, die Daten aus den Steuerbescheinigungen werden aber nicht übermittelt.
Steuer auf Ersatzbemessungsgrundlage
In manchen Fällen kann es beim Verkauf von Wertpapieren zu einer Besteuerung auf Basis einer Ersatzbemessungsgrundlage kommen. Dies kann geschehen, wenn der Bank die ursprünglichen Anschaffungskosten der Wertpapiere nicht bekannt sind – zum Beispiel, weil ein Wertpapierdepot aus dem Ausland zu einer deutschen Bank übertragen wurde. 30 Prozent des Veräußerungserlöses gelten dann als Gewinn. Niedrigere Erlöse müssen belegt werden. Lag der Gewinn höher und die Anleger melden dies nicht, droht der Vorwurf der Steuerhinterziehung.
Erstmalige Vermietung und Verpachtung
Ähnlich wie beim Arbeitszimmer variieren auch bei einer Vermietung und Verpachtung die Belegwünsche der Finanzämter. „Wer eine Immobilie vermietet und in der Steuererklärung erstmals eine Abschreibungsrate geltend macht, übermittelt am besten direkt die Kaufpreisaufteilung“, sagt Karbe-Geßler.
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Danach frage das Finanzamt in jedem Fall. Denn nur die Kosten für das Gebäude lassen sich steuerlich absetzen – schließlich nutzt sich der Wert eines Grundstücks in der Regel nicht ab. Wer ein Haus mit Grundstück kauft, sollte schon beim Notar eine Kaufpreisaufteilung vornehmen.
Einkünfte aus Kryptowährungen
Mit Nachfragen müssen auch Anleger rechnen, die in Kryptowährungen investieren. Der Handel mit Bitcoin, Ethereum und Co. wird steuerlich als privates Veräußerungsgeschäft behandelt. Für die Summe aller Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften gilt eine jährliche Freigrenze von 1000 Euro. Bei einem Gewinn ab 1001 Euro wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Darüber hinaus bleiben die Gewinne steuerfrei, wenn die Coins länger als ein Jahr gehalten werden. „Wenn Anleger intensiv mit Kryptowährungen handeln, können sie steuerlich schnell den Überblick verlieren, deshalb schauen die Finanzämter hier besonders genau hin und verlangen detaillierte Abrechnungen als Belege“, sagt Karbe-Geßler.
Kosten rund ums Kind
Aufwendungen für die Kinderbetreuung – etwa für die Krabbelstube, den Kindergarten oder den Hort – zählen zu den Sonderausgaben. Seit 2025 können Eltern pro Kind jährlich 80 Prozent von maximal 6000 Euro – also 4800 Euro – als Sonderausgaben von der Steuer absetzen. Das sind 800 Euro mehr als zuvor.
Elterngeld und Ausgaben für die Kinder
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Bei schulpflichtigen Kindern sind auch die Gebühren für eine Privatschule absetzbar. Sie können ebenfalls in der Anlage Kind angegeben werden. Jährlich können 30 Prozent des Schulgelds – maximal 5000 Euro – als Sonderausgaben berücksichtigt werden.
Energetische Sanierungsmaßnahmen
Wollen Eigentümer die Energieeffizienz ihres selbst genutzten Hauses oder ihrer Wohnung verbessern und dies steuerlich geltend machen, müssen sie Belege vorlegen. Für die Sanierung ist es erforderlich, ein Fachunternehmen zu engagieren, das eine formale Bescheinigung über die durchgeführten Maßnahmen ausstellen muss. „Ohne diese nach amtlichem Muster erstellte Bescheinigung wird die Investition steuerlich nicht berücksichtigt, deshalb ist diese zusammen mit der Steuererklärung einzureichen“, sagt Bauer.
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Dieser Artikel erschien bereits im März 2025. Der Artikel wurde am 19.03.2026 erneut geprüft und aktualisiert.
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