Hải Phòng tích hợp trợ lý ảo, AI vào xử lý văn bản, rút ngắn thủ tục hành chính

Tích hợp trợ lý ảo và mô hình ngôn ngữ lớn vào xử lý văn bản, tương tác với dân, các cơ quan Hải Phòng đã rút ngắn thời gian làm thủ tục hành chính, tối ưu chi phí.

Tại phường An Phong, sau khi áp dụng mô hình chính quyền địa phương hai cấp, khối lượng công việc tăng mạnh. Cán bộ thường xuyên phải xử lý các câu hỏi lặp lại, trong khi người dân, đặc biệt là người cao tuổi, gặp khó khi phải dùng nhiều nền tảng để tiếp cận dịch vụ công.

Để giải quyết, ngày 23/2, UBND phường ra mắt mô hình "An Phong Số" tích hợp trên Zalo Mini App. Ứng dụng hoạt động như trung tâm dịch vụ thu nhỏ, cung cấp 12 tiện ích số phục vụ đời sống. Điểm nhấn là Chatbot AI đóng vai trò trợ lý ảo, tự động giải đáp các thắc mắc về thủ tục hành chính, hồ sơ và quy trình 24/7. Phường cũng tích hợp trang "Phổ cập số" để hướng dẫn kỹ năng công nghệ cơ bản cho người dân ngay trên nền tảng Zalo.

Ông Trần Văn Hải, Phó chủ tịch UBND phường An Phong, đánh giá mô hình giúp người dân được hỗ trợ mọi lúc, tiết kiệm thời gian, chi phí, chính quyền giảm áp lực công việc.

Tại Sở Nội vụ Hải Phòng, AI được đưa vào vận hành theo mô hình nhiều lớp: Dữ liệu đầu vào (văn bản, báo cáo) được AI đọc, tóm tắt, bóc tách nhiệm vụ; sau đó công chức kiểm duyệt, đối chiếu pháp lý và hiệu chỉnh để ra sản phẩm cuối cùng.

Chị Nguyễn Thị Thùy Dương, công chức Sở Nội vụ, ghi nhận AI giúp rút ngắn phần lớn thời gian xử lý công việc hành chính. Việc nghiên cứu một kế hoạch hành chính dài từ 10 đến 20 trang trước đây mất khoảng 60-90 phút thì nay chỉ còn 15-25 phút. Trích xuất nhiệm vụ từ công văn giảm từ 45-60 phút xuống còn 10-20 phút.

Viết tin đăng cổng thông tin điện tử chỉ còn 10-15 thay vì 60-90 phút. Thời gian xây dựng bài trình chiếu tập huấn cũng giảm từ khoảng 180 xuống còn 60 phút. "AI không thay thế chuyên môn mà hỗ trợ tăng tốc xử lý ban đầu, tạo nền tảng để công chức kiểm tra và hoàn thiện sản phẩm dễ dàng hơn", chị Dương chia sẻ.

Không chỉ dừng ở một công cụ đơn lẻ, xã An Lão đã áp dụng quy trình kết hợp nhiều nền tảng AI để tối ưu hóa công tác truyền thông và quản lý trật tự giao thông. Công chức tại đây dùng NotebookLM để tổng hợp tài liệu họp; dùng Perplexity để kiểm chứng quy định pháp luật; sử dụng Gemini hoặc ChatGPT để lên kế hoạch; và kết hợp Canva, Flow để thiết kế hình ảnh, sản xuất video.

Bà Nguyễn Thị Thu Hà, viên chức Trung tâm Dịch vụ sự nghiệp công xã An Lão, so sánh trước đây một video tuyên truyền tốn khoảng 500.000 đồng, poster tốn 100.000 đồng, phải thuê đơn vị ngoài. Khi dùng AI chi phí này gần như bằng không, thực hiện nội bộ. Trong một năm, xã đã dùng AI sản xuất hơn 1.500 tin bài, 210 infographic và 103 video.

Để thúc đẩy sử dụng AI, ngày 28/5/2026, Sở Khoa học và Công nghệ TP Hải Phòng phát động cuộc thi "Ứng dụng AI trong thực thi nhiệm vụ", thu hút gần 68.000 cán bộ, công chức từ 128 đơn vị tham gia, tạo ra nhiều giải pháp như: trợ lý ảo giải quyết thủ tục, phân tích dữ liệu và tra cứu văn bản quy phạm pháp luật.

Ban tổ chức đã trao giải nhất cho đội thi của Sở Nội vụ, giải nhì cho UBND xã An Lão và UBND phường An Phong, giải ba thuộc về các đội thi của phường Hòa Bình, xã Việt Khê và xã Tân Minh.

Làm giám khảo cho cuộc thi, PGS.TS David Tran (Đại học Massachusetts, Mỹ) ấn tượng với khả năng ứng dụng AI có chiều sâu của hệ thống công chức Hải Phòng. Tuy nhiên, ông lưu ý các cơ quan cần đặc biệt quan tâm đến tính bảo mật dữ liệu, do hiện tại vẫn đang sử dụng các ứng dụng AI đại trà của nước ngoài.

Ông Vũ Đại Thắng, Phó giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ, khẳng định những giải pháp tiêu biểu sẽ được hoàn thiện và nhân rộng trên toàn thành phố.

"AI không thay thế cán bộ, nhưng cán bộ biết ứng dụng AI sẽ làm việc nhanh hơn, chính xác hơn. Mỗi cán bộ cần trở thành một 'công chức số', biết khai thác dữ liệu và làm chủ công nghệ," ông Thắng nhấn mạnh.