Werbungskosten: So sparen Angestellte mehr Steuern
Jeder Arbeitnehmer bekommt pauschal 1230 Euro auf die Steuer angerechnet. Doch rund um den Job gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Werbungskosten abzusetzen und mehr zu sparen. Laura de la Motte 04.06.2026 - 07:47 Uhr Artikel anhören
Drucker im Büro: Je nach Kaufpreis dürfen einige Anschaffungen in einem Zug von der Steuer abgesetzt werden. Foto: HB/Midjourney
Frankfurt. Die Mehrheit der Menschen, die eine Steuererklärung einreichen, bekommt Geld zurück. Im Schnitt zuletzt 1172 Euro. Das zeigen die Daten des Statistischen Bundesamts für das Jahr 2021.
Der Grund für die hohe Erstattung liegt darin, dass Arbeitnehmern von ihrem Gehalt jeden Monat die Lohnsteuer abgezogen wird. Diese Vorabzahlung ist aber oft zu hoch. Denn viele Steuerpflichtige hatten gleichzeitig Ausgaben, die das Finanzamt als steuermindernd anerkennt.
Als Werbungskosten zählen dabei alle Aufwendungen rund um den Beruf. Neben der klassischen Pendlerpauschale und Weiterbildungskosten können Sie auch alte Möbel, mit denen Sie ein Arbeitszimmer einrichten, die Kosten für einen selbst verschuldeten Unfall auf dem Weg ins Büro oder Pauschalen für ihren Partner und ihre Kinder bei Umzügen geltend machen. Das Handelsblatt gibt einen Überblick.
Werbungskostenpauschale von 1230 Euro
Bei Angestellten zieht das Finanzamt pauschal 1230 Euro als Werbungskosten von den Einkünften ab, auch wenn keine Ausgaben geltend gemacht werden. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und damit die Steuerlast. Wenn Sie höhere Werbungskosten als den Pauschalbetrag nachweisen können, sparen Sie zusätzlich Steuern.
Zu den typischen Werbungskosten zählen Aufwendungen für Arbeitsmittel – etwa Fachliteratur, Schreib- und Büromaterial. „Wenn Sie keine Quittungen für Ihre Arbeitsmittel gesammelt haben, können Sie in der Regel pauschal 110 Euro pro Jahr in der Anlage N eintragen“, erklärt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH).
Für Pauschalen gibt es allerdings keinen Rechtsanspruch, warnt die VLH. Daher ist es immer besser, alle Belege aufzubewahren, auch wenn diese dem Finanzamt nur auf Verlangen vorgezeigt werden müssen.
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Ebenfalls als Werbungskosten gelten die Mitgliedsbeiträge für Gewerkschaften oder Berufsverbände. Auch Versicherungen, die berufliche Risiken abdecken, wie die Berufshaftpflicht für Steuerberater oder Hebammen, fallen darunter.
Arbeitszimmer und Homeoffice
Wenn Sie sich zu Hause einen Arbeitsplatz einrichten, können Sie die Kosten ebenfalls absetzen. Gegenstände, die maximal 952 Euro (brutto) kosten, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter, die auf einen Schlag abgesetzt werden dürfen. Bei teureren Dingen muss der Kaufpreis über die Nutzungsdauer aufgeteilt werden. Bei einer fünfjährigen Nutzungsdauer können also 20 Prozent des Bruttokaufpreises pro Jahr in der Steuererklärung eingetragen werden.
Hier lohnt es sich, nach alten Rechnungen zu kramen. Denn wer sich Schreibtisch, Bürostuhl oder Regale zunächst privat zugelegt hat, diese aber nun beruflich nutzt, kann die Gegenstände „umwidmen“ und den Restwert anhand der Nutzungsdauer anteilig über die verbleibenden Jahre steuerlich geltend machen.
Die Nutzungsdauer hat das Bundesfinanzministerium in den sogenannten Afa-Tabellen festgelegt. Für Möbel beträgt sie beispielsweise 13 Jahre. Sinkt der Buchwert erst im Laufe der Jahre unter diese Grenze, darf der verbleibende Restwert trotzdem nicht automatisch auf einen Schlag abgeschrieben werden, sondern ist regulär weiter abzusetzen
Haben Sie keinen anderen Arbeitsplatz als Ihr Arbeitszimmer zu Hause, können Sie dafür entweder pauschal 1260 Euro pro Jahr geltend machen oder die tatsächlichen anteiligen Aufwendungen für Miete und Nebenkosten ansetzen.
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Alternativ können Sie für jeden Tag, den Sie von zu Hause aus arbeiten, die Homeoffice-Pauschale geltend machen. Sie beträgt sechs Euro pro Tag für bis zu 210 Tage (maximal 1260 Euro).
Pendlerpauschale und Unfallkosten
Für Fahrten zum Arbeitsplatz dürfen Sie die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer abrechnen, ab dem 21. Kilometer sind es 0,38 Euro.
Bei einer Fünftagewoche akzeptieren die Finanzämter in aller Regel 220 bis 230 Arbeitstage pro Jahr. Vorsicht beim Homeoffice: Die Finanzbeamten prüfen als Erstes, ob Sie für die Tage im Homeoffice die Pendlertage entsprechend gekürzt haben.
Zu den beruflichen Fahrten zählen auch Fahrten zu Vorstellungsgesprächen, Seminaren oder zu einer Betriebsveranstaltung.
Mit der Pauschale sind sowohl die Sprit- als auch die Reparatur- und Wartungskosten des Autos abgegolten. Eine Ausnahme bilden Unfälle auf dem Arbeitsweg. Werden die Reparaturkosten von keiner Versicherung getragen, dürfen Sie sie zusätzlich zur Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für anschließende Fahrten zum Arzt oder zu einer Reha-Einrichtung, erklärt die VLH.
Die Entfernungspauschale bekommen Sie für jedes Verkehrsmittel – sogar dann, wenn Sie zu Fuß zur Arbeit gehen. Wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind, dürfen Sie anstatt der Entfernungspauschale auch die tatsächlichen Kosten ansetzen. Für Arbeitnehmer, die zusätzlich zu ihrem Arbeitslohn ein steuerfreies Jobticket vom Chef erhalten, mindert der Wert dieses Tickets jedoch die Entfernungspauschale.
Dienstreisen, Fortbildungen und Bewerbungen
Wer dienstlich auf Reisen ist, kann Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei längeren Dienstreisen beträgt 14 Euro. Wer 24 Stunden von zu Hause abwesend ist, darf eine Verpflegungspauschale von 28 Euro abziehen. Dies gilt aber nur, wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht bereits erstattet hat.
Auch Ausgaben für Fortbildungen können Sie als Werbungskosten ansetzen, sofern die Fortbildung beruflich veranlasst war und Sie die Kosten selbst trugen. Wenn dies nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, sollten Sie dem Finanzamt darlegen, wie sich das Erlernte betrieblich nutzen lässt. Wer eine Fortbildung mit einem privaten Urlaub verbindet, muss die Kosten in der Steuererklärung entsprechend aufteilen.
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Grundsätzlich können Sie alle Ausgaben, die mit Ihrer Fortbildung zusammenhängen, steuerlich ansetzen. Dazu zählen neben den Teilnahme- und Prüfungsgebühren auch Fachliteratur, Büromaterial und Reisekosten.
Machen Sie sich anschließend auf die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz, können Sie Ihre Bewerbungskosten in die Steuererklärung aufnehmen. Dazu gehören etwa Ausgaben für Fotos, Beglaubigungen, Kopien, Porto, Briefpapier, spezielle Bücher und Kurse sowie die Fahrten zu Vorstellungsgesprächen. Für eine Bewerbungsmappe per Post können pauschal 8,50 Euro abgerechnet werden, wurde sie nur per E-Mail versandt, sind es immerhin noch 2,50 Euro.
„Manche Finanzämter genehmigen pauschal zehn bis 15 Euro pro Bewerbung und wollen dafür als Nachweis lediglich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einen Absagebrief – oder, falls die Firma gar nicht geantwortet hat, das eigene E-Mail-Anschreiben“, so die VLH.
Arbeitskleidung von der Steuer absetzen
Kleidung, auch wenn Sie sie speziell für den beruflichen Anlass gekauft haben, ist in den Augen des Finanzamts eine Privatangelegenheit. Nur Kosten für Berufskleidung, bei der eine private Nutzung ausgeschlossen ist, dürfen Sie steuerlich absetzen – etwa den Arztkittel, Uniformen oder Schutzkleidung.
Egal ob Sie die Berufskleidung absetzen konnten: Wird sie durch die Arbeit verschmutzt, können Sie die Ausgaben für die Reinigung geltend machen. Wer selbst wäscht, kann beispielsweise pro Waschmaschinenladung mit 95 Grad bis 77 Cent und mit einem Pflegeleicht-Programm bis zu 88 Cent ansetzen. Für den Kondenstrockner sind es 55 Cent und fürs Bügeln maximal sieben Cent.
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Die meisten Finanzämter verzichten bis zu einem Betrag von 110 Euro jährlich auf die Vorlage von Belegen. Die Summe umfasst aber neben sämtlichen Aufwendungen zur Anschaffung und Instandhaltung von Arbeitskleidung auch die oben erwähnten Arbeitsmittel wie Druckerpapier oder Stifte.
Doppelte Haushaltsführung
Wenn Sie berufsbedingt eine Zweitwohnung unterhalten, können Sie den Fiskus an den Kosten beteiligen. Für die sogenannte doppelte Haushaltsführung sind pro Jahr bis zu 12.000 Euro absetzbar.
Der Bundesfinanzhof hat 2019 zudem entschieden, dass Einrichtungsgegenstände und Kosten für Haushaltsartikel für die Zweitwohnung grundsätzlich in vollem Umfang als Werbungskosten steuerlich absetzbar sind (Az.: VI R 18/17). 2020 teilte das Bundesfinanzministerium mit, dass die Finanzverwaltung Ausgaben bis zu 5000 Euro inzwischen als unproblematisch ansieht (BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10011 :006).
Umzugspauschale: Kosten richtig absetzen
Wenn Sie aus beruflichen Gründen umziehen müssen, können Sie den Fiskus an Ihren Kosten beteiligen. Das gilt für den Fall eines neuen Arbeitsplatzes, aber auch, wenn sich mit dem Umzug Ihre tägliche Fahrzeit zur Arbeit um mindestens eine Stunde verkürzt.
Absetzbar durch entsprechenden Nachweis sind:
Kosten für den Möbeltransport inklusive etwaiger Schäden, doppelte Miete, Maklergebühren, Pendlerpauschale im Rahmen der Wohnungssuche.
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Rund um einen Umzug fallen oft noch viele andere kleine Ausgaben an, die ebenfalls abgesetzt werden können – etwa das Trinkgeld für die Möbelpacker, Kosten für das Ändern der Personalausweise oder die Ummeldung des Autos.
Damit kein Beleg im Umzugschaos gesucht werden muss, gewährt die Finanzverwaltung für diese „sonstigen Umzugskosten“ eine Pauschale. Wer sein Umzugsgut ab März 2024 transportierte, kann 964 Euro (vorher 886) geltend machen. Für jede weitere im Haushalt lebende Person kommen 643 Euro obendrauf (vorher 590). Wer bislang keine eigene Wohnung hatte, kann 193 Euro geltend machen (vorher 177).
Benötigen die Kinder Nachhilfeunterricht, weil die neue Schule weiter im Unterrichtsstoff ist oder andere Schwerpunkte setzt, können auch diese Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Der Höchstbetrag liegt bei 1286 Euro (vorher 1181).
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Wer dagegen aus privaten Gründen umzieht oder bei wem sich der Arbeitsweg nicht ausreichend verkürzt, kann die Kosten dafür in der Steuererklärung nur eingeschränkt geltend machen. Ein professioneller Möbeltransport zählt zu den haushaltsnahen Dienstleistungen. Wer Maler oder Installateure beauftragt, um die neue oder alte Wohnung herzurichten, kann Handwerkerleistungen geltend machen.
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