Arbeitszeit: Teuer und ineffizient? So viel hat Ihr letztes Meeting gekostet

Corporate Deutschland sitzt und redet. Doch viele Meetings liefern wenig Output. Der Handelsblatt-Rechner hilft Ihnen, Kosten von Meetings besser zu schätzen – und diese effizienter zu führen.

Berlin. 64 Milliarden Euro werden in Deutschland durch ineffiziente Meetings pro Jahr verschwendet. Zu dieser groben Hochrechnung kam die Meetingsoftware-Firma Doodle schon in ihrem „State of Meetings Report 2019“. Inflationsbereinigt sind das nach Berechnungen des Handelsblatts inzwischen etwa 80 Milliarden Euro.

Das Handelsblatt ermöglicht Ihnen mit einem neuen Rechner, die Kosten von Meetings zu ermitteln – inklusive einer groben Schätzung der Ineffizienz des Meetings. Tipps aus der Wirtschaft zeigen zudem, wie sich die Effizienz von Meetings steigern lässt.

Die zentrale Zahl, anhand der das Handelsblatt die Ineffizienz von Meetings schätzt, ist die Anzahl der Teilnehmer. Die Grundlage dafür bietet eine Studie von Microsoft-Forschern. Die Forscher untersuchten mithilfe von Onlinemeetings, wie groß der Einfluss verschiedener Parameter auf die wahrgenommene Einbindung und Effizienz von Meetings ist. Der Datensatz hinter dieser Studie gilt als einer der größten auf diesem Gebiet.

Die wahrgenommene Inklusivität und die Effizienz eines Meetings korrelieren laut dieser Studie stark. Darum hat das Handelsblatt vereinfachend die vom Einzelnen wahrgenommene Inklusivität eines Meetings mit der Effizienz eines Meetings gleichgesetzt. Und demnach ist die Anzahl der Teilnehmer mit Abstand der größte Einflussfaktor auf die Inklusivität und Meetingeffizienz.

Ein Meeting zu zweit oder auch zu dritt wird von mehr als 90 Prozent der Befragten als inklusiv bewertet; ab sechs Leuten sinkt diese Wahrnehmung auf 67 Prozent. Bei mehr als 15 Leuten sagt nur ein Drittel der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, dass sie sich abgeholt fühlten und somit das Meeting als effizient wahrnahmen.

Lev Tankelevitch, einer der Studienautoren, ordnet das so ein: „Weniger Leute bewirken nicht automatisch, dass es ein besseres Meeting ist. Aber für jeden muss eben klar sein, warum er teilnimmt.“

Und dieser Grund für die Teilnahme sei bei kleineren Meetings für den Einzelnen ersichtlicher, entsprechend sei die Zufriedenheit mit kleinen Meetings größer. Hinzu kommt, dass bei kleineren Meetings die Chance höher ist, sich zu beteiligen, und auch das führt zu einer größeren wahrgenommenen Effizienz.

Einige Unternehmen haben sich darum feste Regeln für Meetinggrößen gegeben. Jeff Bezos hat für Amazon bestimmt, dass nie mehr Menschen in einem Meeting sein sollten, als man mit zwei Pizzen satt bekommt – also acht Personen.

Ähnlich handhabt es Bayer. Nisha Mahendrarajan aus dem Kernteam für die Meetingkultur von Bayer hält einen anderen Grundsatz für noch viel wichtiger: „Wenn du nichts zu einem Meeting beitragen kannst oder nichts daraus mitnimmst, darfst du das Meeting auch höflich frühzeitig verlassen.“

Viele Beschäftigte seien sehr überrascht gewesen, als ihnen Mahendrarajan und ihre Kollegen vorrechneten, was das Unternehmen einsparen könnte, wenn alle wöchentlich eine Stunde weniger in Meetings verbringen würden. „Wir reden hier von 124 Millionen Euro – es lässt sich also richtig Geld sparen“, sagt sie. Gerade deshalb seien effiziente Meetings so wichtig.

Neben der Teilnehmerzahl gibt es allerdings noch weitere Faktoren, die laut Studien einen Einfluss auf die Meetingeffizienz haben, etwa: Gab es eine Agenda? Hat das Meeting pünktlich angefangen und geendet?

Unternehmen wie Microsoft haben ihre Richtlinien für Meetings an diesen Erkenntnissen ausgerichtet und diese Richtlinien auch veröffentlicht. Und Bayer ist dabei, einen ähnlichen Katalog im Konzern zu verbreiten.

Der Meetingrechner kann dementsprechend keine unumstößliche, berechnete Wahrheit rund um den Austausch im Büro abbilden. Er soll vielmehr eine nur zu gut bekannte Frage mit einem wissenschaftlichen Fundament unterlegen: Hat es wirklich dieses Meeting gebraucht? Oder hätte nicht doch eine Mail gereicht?