Berlin. Nach Beginn des Ukrainekriegs schloss die Deutsche Bank ihre Technologiezentren in Sankt Petersburg und Moskau. Damit stand sie vor einer logistischen Herausforderung: Hunderte Spezialisten sollten in die deutsche Hauptstadt umsiedeln und brauchten Büroräume. Statt neue Flächen anzumieten, fällten die Verantwortlichen eine eher ungewöhnliche Entscheidung.
Umbauten belegter Flächen galten lange als Notlösung, Eigentümer modernisierten allenfalls leer stehende Immobilien. Doch das hat sich gewandelt: „Umbauten bei Belegung werden immer mehr zum Standard“, sagt Karim El-Ishmawi, Chef des Architekturbüros Kinzo, das das Deutsche-Bank-Projekt verantwortete.
„Der Zeitpunkt ist gerade günstig, um über die Verlängerung von Bestandsmietverträgen zu verhandeln“, sagt Jan-Niklas Rotberg, Deutschlandchef der Bürovermietung beim Maklerhaus Savills. Denn der Büromarkt steht vielerorts unter Druck.
Seit der Coronapandemie habe sich die Nachfrage nach neuen Büroflächen um rund ein Drittel verringert, erklärt Miguel Rodriguez Thielen, Leiter der Bürovermietung bei JLL. Denn aufgrund der politischen Lockdown-Vorschriften ermöglichten Unternehmen die Arbeit im Homeoffice. Seitdem ist die vollständige Büropräsenz nicht zurückgekommen.
Laut dem Immobiliendienstleister stieg der durchschnittliche Leerstand in den sieben deutschen Metropolen Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln, München, Stuttgart seit 2023 von 5,5 auf 8,5 Prozent. „Vor allem Vermieter älterer Bestandsimmobilien geraten dadurch massiv unter Druck“, sagt Rodriguez Thielen.
Um ihre bonitätsstarken Mieter davon abzuhalten, Flächen zu kündigen, beteiligen sich Eigentümer – besonders abseits der Toplagen – verstärkt an der Modernisierung ihrer Häuser, berichten die Büroexperten. Denn hochwertige Flächen sind wettbewerbsfähiger. „Hybrides Arbeiten und die zunehmende Videokonferenz-Nutzung haben die Rolle des Büros verändert. Es soll vor allem die Interaktion zwischen Menschen fördern und eine höhere Aufenthaltsqualität bieten“, sagt Rodriguez Thielen. Gleichzeitig biete eine Büromodernisierung vielen Unternehmen die Chance, Flächen effizienter zu nutzen und sich zu verkleinern.
Wie hoch die Anreize – im Branchenjargon „Incentives“ genannt – ausfallen, hängt von der Lage und dem Zustand der Immobilie ab. Nach Erfahrung des Immobilienexperten Rotberg sind fünf bis 20 Prozent des Vertragswerts erzielbar. Ähnliches berichtet Mirko Czybik, Leiter des Vermietungsmanagements bei CBRE in Deutschland: „In unserer Praxis liegen Gesamtpakete bei fünfjähriger Laufzeit in sehr guten Lagen bei maximal fünf bis zehn Prozent.“ An Standorten mit höherem Leerstand wie der Frankfurter City-West seien rund 15 bis 20 Prozent der vereinbarten Grundmiete realistisch.
Rotberg rät, neben Baukostenzuschüssen auch über den Verzicht auf Rückbauverpflichtungen zu verhandeln: „Da sprechen wir über viel Geld, was der Mieter zurückstellen muss. Wenn er diese Rückstellung auflösen kann, ist das viel wert.“ Ähnliches gelte für Ab- und Anmietrechte, mit denen Unternehmen flexibel auf einen veränderten Flächenbedarf reagieren können.
Wie ein Gesamtpaket aus Bleibe-Anreizen aussehen kann, zeigt ein von JLL begleiteter Fall aus Düsseldorf: Ein deutsches Industrieunternehmen prüfte monatelang den Auszug, blieb nach Verhandlungen aber im Bestand. Es durfte vorzeitig ein Fünftel der Fläche abgeben und erhielt die Option, sich bei Bedarf weiter zu verkleinern. Zudem modernisiert der Eigentümer die Mietfläche und investiert in die Nachhaltigkeit des Gebäudes samt neuer Ladesäulen für Elektroautos. Zusätzlich dazu gewährt er dem Mieter eine mietfreie Zeit und Zuschüsse für den Innenausbau, deren Gegenwert sich auf knapp 13 Prozent des Vertragswerts belief.
Früher scheiterten Umbauten vermieteter Flächen oft daran, dass Unternehmen für die Bauzeit externe Ausweichflächen mieten mussten. Heute schafft die vielerorts geringe Bürobelegung einen Puffer im Haus. Laut dem im Oktober veröffentlichten „Office Report 2026“, für den der Immobiliendienstleister Pro M² Daten von 164 Organisationen im deutschsprachigen Raum mit rund 225.300 Mitarbeitenden ausgewertet hat, sind im Schnitt 62 Prozent der Arbeitsplätze besetzt. An schwachen Tagen liegt die Belegung bei lediglich 34 Prozent. Bundesweit könnten laut dem Report rechnerisch 194 Millionen Quadratmeter Bürofläche eingespart oder für andere Nutzungen freigesetzt werden.
Bei Modernisierungen lassen sich diese kaum belegten Flächen nutzen, um Gebäude weiterzubetreiben. Während ein Teil der Belegschaft von zu Hause aus arbeitet, weicht der Rest auf interne Pufferflächen aus, sogenannte „Swing Spaces“. Im Berliner Hochhaus der Deutschen Bank baute Kinzo zunächst eine stillgelegte Kantine im achten Stock zur Bürofläche um. Danach wanderte die Baustelle etagenweise: Die betroffenen Teams zogen für einige Wochen ins Ausweichquartier, während Handwerker Decken freilegten, die Haustechnik modernisierten und die Raumaufteilung neu gestalteten.
Eine Modernisierung im laufenden Betrieb birgt allerdings Hürden. „Die Planung ist ungleich komplexer“, sagt Architekt El-Ishmawi. Schließlich müsse die Beeinträchtigung für die Beschäftigten im Gebäude so gering wie möglich bleiben.
Lärmintensive Arbeiten finden deshalb meist in den späten Nachmittags- und Abendstunden statt, wenn das Büro kaum noch besetzt ist. Zugleich müssen die genutzten Gebäudeteile durchgängig mit Strom und Wasser versorgt sein. Sensible Büroareale brauchen Schutz vor dem Zutritt Fremder, etwa durch ein Sicherheitskonzept mit separaten Zugangswegen für die Bauarbeiter.
Wie stark die besonderen Anforderungen an das etappenweise Bauen die Bauzeit und die Kosten erhöhen, hängt laut El-Ishmawi von der Größe der Ausweichflächen und der Zahl der Bauabschnitte ab: „Je kleinteiliger, desto teurer wird es, weil die Gewerke länger gebunden sind.“
Nicht zuletzt entscheide die Kommunikation mit den Mitarbeitern über den Erfolg: „Der Aufzug ist verkleidet, es laufen Bauarbeiter über den Weg, es gibt Lärm – das ist eine schwierige Zeit für die Betroffenen“, sagt El-Ishmawi. Um Frust zu vermeiden, müssten Beschäftigte und ihre Wünsche von Beginn an eingebunden werden.
Doch auch bei guter Planung hat das Bauen ohne Auszug Grenzen. „Eine umfassende Transformation von Büroflächen ist in der Regel nur möglich, wenn die Nutzer die betroffenen Flächen zumindest zeitweise räumen“, betont Alexander Knälmann, Geschäftsführer des Baudienstleisters Apoprojekt, der sich auf Bestandsgebäude spezialisiert hat.
Bislang werden Bestandsumbauten wegen ihrer Komplexität laut Knälmann vor allem von standortgebundenen Eigennutzern umgesetzt – etwa großen Konzernen. Das könnte sich in Zukunft jedoch ändern: „Die Pipeline an neuen Projektentwicklungen und Revitalisierungen läuft derzeit faktisch leer. Büronutzer werden daher künftig häufiger auf einen optimierten Bestand mit Modernisierung im laufenden Betrieb zurückgreifen“, sagt JLL-Manager Thielen.
