Steuerfalle bei Firmenfeiern: Wann der Fiskus bei Events zuschlägt

Frankfurt. Nicht der Preis für die Maß Bier ist das Problem. Nicht einmal die Reservierung im Festzelt. Die größte Steuerfalle beim Firmenausflug aufs Oktoberfest kann die Gästeliste sein. Denn ob eine Feier steuerlich begünstigt wird, hängt davon ab, wer eingeladen ist. Für exklusive Veranstaltungen mit Führungskräften gelten seit diesem Jahr deutlich strengere Regeln.

Wenn der Chef für seine Mitarbeiter einen ausgibt, entsteht dabei schnell ein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, der sogenannte „geldwerte Vorteil“. Das heißt, auf die Einladung wird wie beim Gehalt Lohnsteuer fällig.

Doch auch der Fiskus weiß, dass Firmenfeiern den Zusammenhalt stärken, und daher fördert er diese Zusammenkünfte mit einem Steuervorteil. Zwei Mal im Jahr dürfen Mitarbeiter eingeladen werden, wenn die Verbesserung des Betriebsklimas dabei im Vordergrund steht.

Aufwendungen von 110 Euro brutto pro Kopf sind dann pro Anlass für die Mitarbeiter lohnsteuerfrei. Stefan Heine, Fachanwalt für Steuerrecht und Geschäftsführer des Steuersoftware-Unternehmens Smartsteuer, sagt: „Das Geld kann für Bewirtung, Location-Miete oder auch Fahrchips fürs Riesenrad ausgegeben werden.“

Unternehmen aber sollten nicht zu knapp planen. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs sind die Gesamtkosten einer Firmenfeier nicht auf die eingeladenen, sondern auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. „Sagt eine Person kurzfristig ab, erhöht sich folglich der Pro-Kopf-Betrag für die Anwesenden“, erklärt Heine.

Dabei können in die 110 Euro auch die Anreisekosten einfließen. Findet die Party außerhalb der Arbeitsstätte statt, wird unterschieden: Organisiert die Firma die Anreise oder gibt es ein Hotelkontingent, zählen die dabei entstehenden Kosten zu den 110 Euro dazu. Lediglich die individuell organisierten Anreisen und Übernachtungen darf der Arbeitgeber separat steuerfrei übernehmen.

Und was ist, wenn der Betrag überschritten wird? Dann muss der Mitarbeiter Lohnsteuer auf seine eigene Party zahlen. „Üblich ist es, dass der Arbeitgeber pauschal 25 Prozent Lohnsteuer abführt“, sagt Heine. Damit erfährt der Mitarbeiter nichts von den entstandenen Kosten.

Die 110-Euro-Regel darf jedoch nur genutzt werden, wenn das Event allen Mitarbeitern offensteht. Bei exklusiven Runden, bei denen die Führungskräfte unter sich bleiben, gilt der Steuervorteil nicht mehr. Dies wurde mit dem Jahressteuergesetz 2026 festgeschrieben, obwohl der Bundesfinanzhof zuletzt anders entschieden hat (Az. VI R 5/22). Nach Meinung des Gesetzgebers verstoße ein Steuervorteil, der auch für geschlossene Chefrunden gewährt wird, gegen den allgemeinen Gleichheitsgrundsatz.

„Bei reinen Chefrunden ist daher grundsätzlich der gesamte geldwerte Vorteil steuerpflichtig“, sagt Heine. Gängig sei auch hier, dass die Führungskräfte die Lohnsteuer auf ihre Party nicht selbst zahlen, sondern der Arbeitgeber die Kosten pauschal versteuert. Statt 25 Prozent muss er aber für die geschlossenen Feiern pauschal 30 Prozent abführen.

Ein Satz von 25 Prozent eignet sich laut Bundesfinanzministerium nur als Durchschnittssteuersatz, wenn Arbeitnehmer aller Lohngruppen an der Veranstaltung teilnehmen. Um dem Gebot der finanziellen Leistungsfähigkeit Rechnung zu tragen, sei daher bei Führungskräften der höhere Satz anzuwenden.

Sind auch Kunden bei dem Event dabei, kommt es auf den genauen Charakter des Zusammentreffens an. Arbeiten Arbeitnehmer auf dieser Veranstaltung (zum Beispiel bei der Kundenbetreuung, dem Standdienst oder bei der Organisation), besteht ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse. Folglich entsteht kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn.